Bilans jest dwustronnym zestawieniem wartości majątkowych posiadanych przez dane przedsiębiorstwo. W czynności tej zestawia się ze sobą aktywa oraz pasywa kształtujące się na dany dzień.
Ustawa o rachunkowości dokładanie precyzuje wymogi formalne, które musi spełniać sporządzany bilans i są to następujące zasady, a więc należy:
- oznaczyć podmiot dla którego sporządza się bilans,
- określić dzień bilansowy, a więc datę jego sporządzenia,
- określić jednostki wyrażone danymi liczbowymi,
- sprecyzować nazwy oraz wartości poszczególnych składników majątku przedsiębiorstwa,
- wyrazić wartości w walucie polskiej, a język bilansu obowiązkowo musi być polski,
- zastosować się do zasady równowagi bilansowej, a więc sumy aktywów i pasywów muszą być sobie równe,
- bilans opatrzyć podpisami osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych, a następnie kierownika danej jednostki,
- pamiętać o tym, że data musi być zgodna z dniem sporządzania bilansu.
Bilans w większości przypadków jest sporządzany na koniec okresu obrotowego (trzeba pamiętać o tym, że rok obrotowy niekoniecznie jest rokiem kalendarzowym, ponieważ może to być także inny okres 12 kolejnych miesięcy). Przedsiębiorca decyduje o tym w czasie zakładania swojej działalności w umowie lub statucie firmy.
Bilans ukazuje stany aktywów i pasywów na końcu bieżącego i minionego roku obrotowego. Istnieje jednak możliwość, że występuje potrzeba sporządzenia bilansu w innym terminie niż koniec roku obrotowego. W takiej sytuacji wykazuje się stany aktywów na dany dzień bilansowy.
