Na upadłość decydują się podmioty, które nie są wypłacalne w stosunku do swoich wierzycieli. Ogłosić upadłość może każdy przedsiębiorca, a także spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna oraz osoby fizyczne, które są wspólnikami osobowych spółek handlowych pod warunkiem, że ponoszą odpowiedzialność całym swoim majątkiem.
Najodpowiedniejszym momentem na ogłoszenie upadłości jest niewypłacalność. Niewywiązywanie się z bieżących zobowiązań nie zawsze doprowadza do upadłości. W czasie ogłoszenia upadłości można również zdecydować się na postępowanie w drodze układu. W tej sytuacji decyzję podejmuje sąd, firma powinna przedstawić w jaki sposób i jakie jest prawdopodobieństwo, że kontynuacja prowadzenia przedsiębiorstwa pozwoli na zaspokojenie wszystkich, bądź większości zobowiązań.
Ogłoszenie upadłości powinno odbyć się na wniosku sporządzonym w wydziale gospodarczym sądu rejonowego właściwego dla siedziby prowadzonej działalności. Złożenie wniosku może odbyć się przez dłużnika, bądź któregokolwiek z wierzyciela w terminie 2 tygodni, od dnia wystąpienia podstaw do upadłości: „ Art. 21 ust. 1. Dłużnik jest obowiązany, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości, zgłosić w sądzie wniosek o ogłoszenie upadłości.”