Zarówno paragon, faktura, jak i rachunek stanowią dowód sprzedaż. Każdy z nich pełni jednak inne funkcje stąd też stosuje się je w innych sytuacjach.
Rachunek
Jest wystawiany wyłącznie przez przedsiębiorców niebędących czynnymi podatnikami VAT-u. Co ważne, przedsiębiorca ten może, ale nie musi udokumentować swojej sprzedaży za pomocą rachunku, chyba że jego kontrahent zażąda od niego wystawienia faktury. Żądanie to powinno być zgłoszone najpóźniej 3 miesiące licząc od końca miesiąca w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Faktura
Dokument za pomocą którego czynni podatnicy VAT dokumentują dokonaną sprzedaż. Faktura może być także wystawiona przez przedsiębiorcę zwolnionego z VAT-u nawet gdy nie zażąda tego kontrahent. Prawo to zostało im przyznane w 2014 roku.
Paragon
Dokumentuje wykonanie określonej usługi lub dokonanie sprzedaży. Wystawiają go przedsiębiorcy posiadający kasę fiskalną. Konsument obok paragonu może domagać się wystawienia od przedsiębiorcy faktury. Odbywa się to na takich samych zasadach jak wystawienie faktury przez nievatowca na żądanie nabywcy.