Jednym z obowiązków pracodawcy jest ewidencjonowanie czasu pracy pracownika. Obowiązki te wynikają z przepisów zawartych w Kodeksie Pracy. Jednak mimo to jej prowadzenie nie obowiązuje pracowników, którzy objęci są zadaniowym czasem pracy. Zwolnienie z prowadzenia ewidencji czasu pracy przysługuje również pracownikom, którzy są objęci ryczałtem za pracę nocną i godziny nadliczbowe oraz osoby zarządzające zakładem pracy w imieniu przedsiębiorcy.
Mimo braku obowiązku dotyczącego prowadzenia ewidencji czasu pracy dla wcześniej wymienionych pracowników, każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji nieobecności pracownika w pracy. Dotyczy to zarówno urlopów, jak i zwolnień lekarskich.
Karta z ewidencją czasu pracy może mieć dowolną formę, ponieważ w Kodeksie Pracy nie zostały określone żadne konkretne wytyczne. Warunkiem jest jednak to, że musi być ona prowadzona w sposób czytelny i ułatwiający uzyskanie informacji, które są niezbędne w sytuacji naliczania wysokości wynagrodzenia.
Z reguły przyjmuje się, że ewidencja czasu pracy powinna zawierać:
- datę,
- kolumnę z liczbą dni pracy,
- kolumnę z godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- kolumnę z miejscem na podpis pracownika,
- kolumnę z miejscem na podpis kierownika zmiany.
Do karty pracy można również dołączyć kolumnę służącą do ewidencjonowania godzin nadliczbowych oraz godzin pracy w porze nocnej.