Nota księgowa jest uniwersalnym dowodem księgowym, gdy nie przewidziano innego sposobu udokumentowania operacji gospodarczej. Nie może jesdnak zostac nią udokumentowana operacja, podlegająca przepisom o podatku VAT.
Notę księgową stosuje się między innymi w celu udokumentowania następujących operacji:
- dokonywania różnorodnych rozliczeń pomiędzy organizacjami oraz członkami,
- obciążenia dłużnika odsetkami, które naliczone zostały w związku z nieuregulowaniem zobowiązań finansowych,
- obciążenia karą wynikającą z umowy za niedotrzymanie warunków umowy,
- wyjaśnienie dla błędnie wystawionych dowodów dla operacji, które nie są związane z podatkiem VAT.
Ponieważ nota księgowa jest bardzo uniwersalnym dokumentem można się spotkać z kilkoma jej odmianami:
- notą obciążeniową,
- notą uznaniową,
- notą obciążenio-uznaniową.