Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentów księgowych. W większości przypadków czas, przez który musimy dany dokument magazynować wynosi 5 lat. Sprawa zupełnie inaczej wygląda w przypadku gromadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej.
Dokumentacja pracownicza stanowi bardzo ważne źródło informacji dla państwa, podczas przyznawania danym jednostkom świadczeń finansowych jakimi są np. emerytury i renty. Biorąc zatem pod uwagę istotność tej kwestii, nikogo nie zdziwi, że czas przez który daną dokumentację musimy przechowywać to aż 50 lat!
Magazynowanie dokumentacji kadrowo-płacowej musi odbywać się w miejscu całkowicie bezpiecznym, zapewniającym jej całkowitą ochronę przez zniszczeniem, uszkodzeniem, kradzieżą, a nawet dostępem do niej osób nieupoważnionych. Najlepsze w tym celu mogą okazać się firmowe archiwa.
Doskonałym rozwiązaniem jest również zlecenie tego typu działań specjalistycznym instytucjom, które specjalizują się przechowywaniem dokumentów.