Jak wiadomo, w świecie przedsiębiorców aż roi się od wszystkiego, co wiążę się z „e-”. Nawet nie zdając sobie sprawy z tego, jak wiele takich kwestii otacza Cię w codziennym życiu np. e-księgowość, e-bankowość, e-dziennik, itp.
Jedną z takich właśnie opcji są również e-faktury, które są coraz częściej stosowane w relacjach z kontrahentami. Jednak faktury muszę być archiwizowane i ten obowiązek dotyczy również faktur sporządzanych online. Nie zależnie od tego, czy jesteś wystawcą, czy odbiorcą takiej faktury, musisz te dokumenty zachować w firmie.
Bardzo istotne jest to, że osoba, która wystawia fakturę, musi posiadać fakturę w formacie, który uniemożliwia jakąkolwiek inferencję osób trzecich. Takim formatem może być np. plik PDF. Wówczas wystawiany dokument sprzedaży musi być odpowiednio przechowywany, gdyż na wypadek kontroli przy możliwości zmiany danych transakcji, obowiązek archiwizacji nie będzie spełniony, a to z kolei wiążę się z nałożeniem kary.
Minister finansów wydał oświadczenie, mówiące o tym, że faktury przesłane drogą elektroniczną muszą być przechowywane z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe. Dokumenty archiwizowane na serwerze firmowym, muszą być skompletowane w odpowiednią strukturę katalogową.
Nie ma narzuconego miejsca, w którym powinny być zlokalizowane e-faktury. Ważne jest jednak, aby osoby do tego upoważnione, o każdej porze miały do niego dostęp. Firma ma obowiązek, aby zapewnić wszystkim firmowym dokumentom bezpieczeństwo, więc to również dotyczy tych, które znajdują się na wszelkiego rodzaju nośnikach elektronicznych. Dlatego zaleca się, aby firma opracowała sposób na ewentualne odzyskiwanie kopii zapasowych, co będzie bardzo przydatne na wypadek awarii serwera z ważnymi dokumentami.
Przedsiębiorca ma swobodę działania w kwestii przechowywania tego rodzaju faktur, tylko w przypadku, jeśli spełni poniższe warunki:
→ brak możliwości ingerowania w ich treść,
→ czytelność i przejrzystość dokumentów,
→ łatwość w wyszukaniu,
→ dostępność dla organów kontrolujących,
→ potwierdzone zostało pochodzenie dokumentów.
