Doradztwo finansowe, strona 22

Co jest celem ?

Głównym celem, dla którego przeprowadzana jest inwentaryzacja jest urzeczywistnienie danych związanych ze stanem majątkowym i wynikiem finansowym danego przedsiębiorstwa w danym roku obrotowym.

Jakimi metodami może być przeprowadzona inwentaryzacja ?
- spis z natury (stosowany do policzalnych składników majątku np. pieniądze znajdujące się w kasie),
- potwierdzenie prawidłowości sald (stosowane w przypadku stanów środków pieniężnych na rachunku bankowym, zobowiązań oraz należności),
- weryfikacja (stosowana do pozostałych składników majątku, które nie zostały zakwalifikowane do dwóch poprzednich grup).

Terminy inwentaryzacji:
- środki trwałe, maszyny oraz urządzenia objęte budową – nie rzadziej niż co 4 lata,
- materiały, półfabrykaty, produkty gotowe, towary – nie rzadziej niż co 2 lata,
- zapasy towarów i materiałów, opakowania – nie rzadziej niż co rok,
- zapasy drewna w jednostkach o działalności leśnej – nie rzadziej niż co rok.

Jak przebiega inwentaryzacja?
- Powołanie składu komisji inwentaryzacyjnej.
- Powołanie i przeszkolenie wybranych zespołów spisowych.
- Sporządzenie dokumentów spisowych.
- Opracowanie pola spisowego.
- Dokonanie spisu z natury.
- Wycenienie spisanych składników majątku.
- Uzgodnienie otrzymanych sald.
- Porównanie wyniku z dokumentacją księgową.
- Przygotowane protokołu dotyczącego różnic inwentaryzacyjnych.
- Odszukanie przyczyn ewentualnych różnic.
- Sporządzenie protokołu rozliczającego powstałe różnice.
- Ujęcie oraz rozliczenie różnic w księgach rachunkowych.

Jakie dokumenty należy skompletować dokonując inwentaryzaji ?
- Oświadczenie osób, które są odpowiedzialne materialnie.
- Arkusze spisu z natury.
- Inwentaryzacyjny protokół z przeprowadzonej kontroli kasy.
- Protokół dotyczący wyceny zapasów niepełnowartościowych.
- Protokół z przeprowadzonej weryfikacji sald.
- Sprawozdanie z kontroli spisu z natury.
- Sprawozdanie zespołu spisowego z przygotowania i przebiegu spisu z natury w określonym polu spisowym.

Zmiany, zmiany... Przedsiębiorca chcąc, aby jego firma prosperowała zgodnie z najwyższymi standardami, powinien być na bieżąco. Dlatego jeżeli jeszcze nie słyszałeś o możliwości, którą jest otrzymywanie korespondencji urzędowej na firmowego e-maila, to czas zapoznać się z tą opcją.

Otóż od 11 maja br. przedsiębiorca będący podatnikiem, będzie mógł otrzymywać wszelkiego rodzaju korespondencję z Urzędu Skarbowego drogą elektroniczną.

Skąd ta zmiana ? Nowe założenia wynikają z nowelizacji ordynacji podatkowej, która wejdzie w życie właśnie 11 maja. Poprzez to organy podatkowe będą miały możliwość przesyłania podatnikom decyzji, postanowień, interpretacji, wezwań, wyjaśnień oraz zeznań. Rzecz jasna będzie to działało w dwie strony, ponieważ przedsiębiorca składając odpowiednie pismo, będzie również mógł drogą elektroniczną składać wszelkie dokumenty urzędowe.

Kilka słów o tym, jak to będzie w praktyce...

Dokumenty będą przesyłane do pobrania na podany przez przedsiębiorcę adres poczty elektronicznej. W przypadku, gdyby podatnik nie odebrał wiadomości, po 7 dniach zostanie ona wysłana powtórnie. Jednak nieodebranie drugiej wiadomości, po upływie 14 dni będzie uważane za dokonane (licząc od dnia przesłania pierwszej wersji zawiadomienia).

Opcja bardzo wygodna zarówno dla Urzędu Skarbowego, jak i podatnika, który musi liczyć się z uważnym sprawdzaniem swojej poczty elektronicznej, której zignorowanie lub niedostrzeżenie może mieć bardzo poważne konsekwencje. Wszystko ma swoje wady i zalety, dlatego do Ciebie, jako przedsiębiorcy należy przeanalizowanie sytuacji firmy, aby następnie móc podjąć decyzję.

Rok obrotowy – okres rozliczeniowy, który nieprzerwanie składa się z dwunastu miesięcy. Przeważnie pokrywają się one z rokiem kalendarzowym. Czas ten stosowany jest również do celów podatkowych. Rok obrotowy lub wszelkie jego zmiany są określane przez statut lub umowę danej spółki. Jeżeli nastąpi sytuacja, że jednostka swoją działalność rozpocznie w drugiej połowie roku, to ma możliwość, aby księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe za ten czas połączyć z księgami i sprawozdaniami za rok poprzedni.

W przypadku zmiany roku obrotowego, pierwszy rok po zmianie powinien być dłuższy niż 12 miesięcy.

W prowadzonym przez firmę planie kont muszą zostać przedstawione daty rozpoczęcia i zakończenia roku obrotowego. Wśród tych informacji należy również podać okresy sprawozdawcze z uwzględnieniem sposobu rozliczania z Urzędem Skarbowym.

Ciekawostka !

W Wielkiej Brytanii rok obrotowy zaczyna się 6 kwietnia, a w Stanach Zjednoczonych 1 października.

Jak wiadomo, w świecie przedsiębiorców aż roi się od wszystkiego, co wiążę się z „e-”. Nawet nie zdając sobie sprawy z tego, jak wiele takich kwestii otacza Cię w codziennym życiu np. e-księgowość, e-bankowość, e-dziennik, itp.

Jedną z takich właśnie opcji są również e-faktury, które są coraz częściej stosowane w relacjach z kontrahentami. Jednak faktury muszę być archiwizowane i ten obowiązek dotyczy również faktur sporządzanych online. Nie zależnie od tego, czy jesteś wystawcą, czy odbiorcą takiej faktury, musisz te dokumenty zachować w firmie.

Bardzo istotne jest to, że osoba, która wystawia fakturę, musi posiadać fakturę w formacie, który uniemożliwia jakąkolwiek inferencję osób trzecich. Takim formatem może być np. plik PDF. Wówczas wystawiany dokument sprzedaży musi być odpowiednio przechowywany, gdyż na wypadek kontroli przy możliwości zmiany danych transakcji, obowiązek archiwizacji nie będzie spełniony, a to z kolei wiążę się z nałożeniem kary.

Minister finansów wydał oświadczenie, mówiące o tym, że faktury przesłane drogą elektroniczną muszą być przechowywane z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe. Dokumenty archiwizowane na serwerze firmowym, muszą być skompletowane w odpowiednią strukturę katalogową.

Nie ma narzuconego miejsca, w którym powinny być zlokalizowane e-faktury. Ważne jest jednak, aby osoby do tego upoważnione, o każdej porze miały do niego dostęp. Firma ma obowiązek, aby zapewnić wszystkim firmowym dokumentom bezpieczeństwo, więc to również dotyczy tych, które znajdują się na wszelkiego rodzaju nośnikach elektronicznych. Dlatego zaleca się, aby firma opracowała sposób na ewentualne odzyskiwanie kopii zapasowych, co będzie bardzo przydatne na wypadek awarii serwera z ważnymi dokumentami.

Przedsiębiorca ma swobodę działania w kwestii przechowywania tego rodzaju faktur, tylko w przypadku, jeśli spełni poniższe warunki:
→ brak możliwości ingerowania w ich treść,
→ czytelność i przejrzystość dokumentów,
→ łatwość w wyszukaniu,
→ dostępność dla organów kontrolujących,
→ potwierdzone zostało pochodzenie dokumentów.

Otóż są to dokumenty, które potwierdzają zaistniałe wydarzenia gospodarcze zaistniałe w prowadzonej ewidencji księgowej. Sporządza się je w celu późniejszej analizy ekonomicznej w przedsiębiorstwie. Stanowią one wiarygodny dowód w sytuacji zaistnienia ewentualnych sporów.

Ze względu na dużą ilość i różnorodność dowodów, dokonuje się ich klasyfikacji, aby ułatwić przedsiębiorcom funkcjonowanie.

Tym sposobem wyróżniamy:
→ dowody zewnętrzne obce, a więc oryginalne wersje dokumentów otrzymywanych od kontrahentów (FaVAT zakupu, rachunki),
→ dowody zewnętrzne własne, a więc dokumenty, które przedsiębiorstwo w oryginale przekazuje swoim kontrahentom (FaVAT sprzedaży, protokoły reklamacyjne, rachunki),
→ dowody wewnętrzne, a więc dowody związane z operacjami zachodzącymi w firmie,

OPERACJE MATERIAŁOWE
- PZ – przyjęcie zewnętrzne
- WZ – wydanie zewnętrzne
- RW – rozchód wewnętrzny
- ZW – zwrot wewnętrzny
- MM – przesunięcie międzymagazynowe
- LT – likwidacja środka trwałego
- OT – przyjęcie środka trwałego
- PT – przekazanie środka trwałego
- PW – przyjęcie wewnętrzne
i arkusze spisu z natury

OPERACJE ROZRACHUNKOWE
- KP - kasa przyjmie
- KW – kasa wypłaci
- RK – raport kasowy
- WB – wyciąg bankowy
i noty księgowe

OPERACJE ROZLICZENIOWE
- PK - polecenie księgowania
- LP – lista płac

Prócz tego, dowody możemy podzielić ze względu na etapy jego sporządzania:
→ dowód źródłowy, czyli pierwotny – potwierdza dokonanie operacji gospodarczej,
→ dowód wtórny – wystawiany w oparciu o sporządzony wcześniej dokument pierwotny.