Definicja dowodów księgowych

Osoby rozliczające się na zasadach pełnej księgowości są zobowiązane do ewidencjonowania każdego zdarzenia gospodarczego, które zachodzą w przedsiębiorstwie. Dowody księgowe są dokumentami, na podstawie których dokonuje się zapisów w prowadzonych księgach rachunkowych. Przepisy te są regulowane w Ustawie o rachunkowości. Tym sposobem zapisy te muszą być rzetelne, kompletne, a przede wszystkim wolne od błędów.

W dowodzie księgowych musi znaleźć się:
- rodzaj dowodu wraz z jego dowodem identyfikacyjnym,
- określenie stron, które dokonują operacji gospodarczych,
- dokładny opis operacji gospodarczej,
- datę dokonania operacji gospodarczej,
- datę wystawienia dowodu księgowego,
- podpis osoby wystawiającej dowód,
- podpis osoby, która przyjmuje dany składnik aktywów,
- dekretację dowodu, a także podpis osoby odpowiedzialnej za to zadanie.

Wyróżniamy następujące rodzaje dowodów księgowych:
- dowody zewnętrzne własne, które są przekazywane kontrahentowi,
- dowody zewnętrzne obce, które są otrzymywane od kontrahentów,
- dowody wewnętrzne, które wiążą się z operacjami zachodzącymi w firmie,
- dowody zbiorcze, które łączą kilka dowodów źródłowych w jeden,
- dowody zastępcze, które się wystawia do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
- dowody rozliczeniowe, które ujmują dokonane w przeszłości zapisy wg nowych zasad klasyfikacyjnych,
- dowody korygujące, które są korektą wcześniejszych zapisów.